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电子卷宗怎么归档?北京高院出台《北京法院电子诉讼档案管理规范(试行)》

2022-06-08 来源:京法网事

      电子诉讼卷宗是否要归档?归档有什么要求?如何进行备份?为进一步规范北京法院电子诉讼档案管理,持续推进电子卷宗随案同步生成和深度应用,北京高院档案处组织编写了《北京法院电子诉讼档案管理规范(试行)》(以下简称《规范》),已自2022年4月22日起试行。该规范完善了北京法院电子诉讼卷宗标准体系,对有效打通北京法院电子诉讼卷宗形成、归档、保存全流程电子化“最后一公里”及实现电子诉讼卷宗仅以电子形式归档和保存起到重要的推动作用。

      据悉,最高人民法院为全面建设智慧法院,推进电子诉讼卷宗归档和电子诉讼档案管理,从2018年6月以来,组织北京等8个地区30个法院开展案件归档方式改革试点。北京法院作为试点之一,建立了诉讼卷宗材料“一次扫描、全程使用、一键归档”机制,打通了电子诉讼卷宗材料一二审法院间的信息链接,实现案件“一键上诉”,初步实现了从以纸质档案保管为主的传统模式向以电子档案保管为主的新模式转型。

      据北京高院档案处相关负责人介绍,随着试点工作不断深化,北京高院发现在档案管理中还存在如电子卷宗生成质量和标准不统一、纸质卷宗及电子卷宗归档范围不明确、电子诉讼档案管理流程及工作权责不够清晰等问题。为此,北京高院档案处根据有关规定,联合全市三级法院相关部门开展了《规范》编写工作。在充分调研总结的基础上,经过意见征集、北京高院党组会和审判委员会审议等过程,经过半年多的研究和编写,最终形成了《规范》。

      记者了解到,《规范》依据和参考了《中华人民共和国档案法》《人民法院档案工作规定》《人民法院诉讼档案管理办法》《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》《最高人民法院关于全面推进人民法院电子卷宗随案同步生成和深度应用的指导意见》《最高人民法院关于进一步加快推进电子卷宗随案同步生成和深度应用工作的通知》等文件,以及《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书类电子文件元数据方案》《电子档案管理系统基本功能规定》等相关标准,结合全国法院案件归档方式改革试点工作视频总结会议有关精神以及北京法院档案工作实际,对电子诉讼卷宗归档要求、方式、流程以及电子诉讼档案管理进行了详细规定。

      据介绍,管理规范共七章37条,包括“总则”“电子诉讼卷宗的形成、接收与归档”“电子诉讼档案的长期安全保存”“电子诉讼档案的利用”“电子诉讼档案管理系统的建设”“奖励与惩处” “附则”等内容,适用于北京法院形成的电子诉讼档案管理,文书类电子档案管理可比照此规范执行。

      为进一步确保归档质量,《规范》的制定实现了归档指导前移。《规范》对归档工作的指导包含了从结案后立卷归档、接收移交阶段,前移到电子诉讼文件进入法院和电子诉讼卷宗生成阶段,从提交立案材料起全流程规范电子诉讼卷宗材料采集、整理和归档。按照最高人民法院、国家档案局有关电子卷宗、电子档案技术和管理要求,确保电子诉讼卷宗转化的电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。
      为实现全流程线上办理的案件直接电子归档、有纸质原件的案件电子原件和纸质原件一同归档,《规范》确立了“电子原件单套归档、纸质原件双套归档,电子诉讼卷宗完整合规,一次扫描、全程使用、一键归档”的归档工作机制。《规范》规定,归档案件电子诉讼卷宗应当齐全完整,包括电子原件、纸质原件的数字化副本,以及各类构成要素,并能够以合规的方式向电子诉讼档案管理系统提交归档。纸质材料同步扫描校验、电子材料集中加工生成,电子诉讼卷宗材料随办案节点进程同步生成流转,辅助法官全方位深度应用,依托信息技术实现电子诉讼卷宗材料一键发起归档申请,档案部门检查合格后转为电子诉讼档案集中保管。

     《规范》还确立了“多重备份确保安全”的新方法。《规范》规定,电子诉讼卷宗的离线备份可以选择使用数据磁带、档案级光盘、固态硬盘、硬磁盘等耐久性好的载体。属于重特大案件、涉密案件等具有永久保存价值或其他重要价值案件的电子诉讼卷宗,应当制作与案件电子诉讼卷宗一致的纸质卷宗或缩微胶卷同时进行归档保管。对重要电子档案应当进行异地备份保管。涉密电子诉讼档案应当使用符合保密规定的载体存储,并按照保密要求进行管理使用。

      此外,《规范》着力推动北京法院建设智能化电子诉讼档案管理系统,明确以档案管理系统功能建设为中心档案管理新原则,以尽可能少的人工干预保质高效完成电子卷宗归档和电子档案管理工作。据了解,电子诉讼档案管理系统能够完成接收并基于系统开展之后所有的业务管理工作,如保管与保护、利用与开发、统计与移交等在审判执行等业务系统的流程中嵌入电子诉讼卷宗归档要求,实现从立案开始的电子卷宗整理、归档、电子诉讼档案检测和长期保存、电子诉讼档案数据汇聚,确保业务系统、电子卷宗信息系统和电子档案管理系统有效衔接并实现对各类档案全过程管理的需要。

[编辑: 杨骁楠]

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